In APS können Sie die Benutzerkonten anlegen, die Sie für Ihr Projekt benötigen, und deren Rechte individuell steuern. So lässt sich APS sowohl für kleine Arbeitsgruppen als auch für größere Organisationen flexibel einsetzen.Wie viele Anwender gleichzeitig mit APS Desktop arbeiten können, hängt von der gewählten APS-Lizenzstufe ab.
Sie können Nutzergruppen erstellen und die Nutzer entsprechend einteilen. Sie definieren Rechte und ordnen sie einzelnen Nutzern oder Gruppen zu. Sie können den Zugriff auf Dokumente steuern, indem Sie Nummernkreise anlegen und den Zugriff auf Dokumente innerhalb eines Nummernkreises auf bestimmte Nutzergruppen beschränken.
Das schließt Dokumentvorlagen mit ein, denn der Redakteur kann diese ebenfalls nur ausgewählten Nutzergruppen bereitstellen. Sie können den Zugriff von Nutzern oder Gruppen sogar bis auf das einzelne Dokument-Element genau steuern, indem Sie eigens erstellte Rechte verwenden.