Bei APS gibt es keine feste Obergrenze hinsichtlich der Anzahl der Nutzer, die Zugriff auf Ihre Datenbank haben können. Die Software hat eine sehr fein-granulare Nutzerverwaltung, die Ihnen ermöglicht, den Zugang zu Ihrer Sammlung genau zu steuern.
Sie können Nutzergruppen erstellen und die Nutzer entsprechend einteilen. Sie definieren Rechte und ordnen sie einzelnen Nutzern oder Gruppen zu. Sie können den Zugriff auf Dokumente steuern, indem Sie Nummernkreise anlegen und den Zugriff auf Dokumente innerhalb eines Nummernkreises auf bestimmte Nutzergruppen beschränken.
Das schließt Dokumentvorlagen mit ein, denn der Redakteur kann diese ebenfalls nur ausgewählten Nutzergruppen bereitstellen. Sie können den Zugriff von Nutzern oder Gruppen sogar bis auf das einzelne Dokument-Element genau steuern, indem Sie eigens erstellte Rechte verwenden.