APS speichert Informationen in Form von XML Dokumenten. Jedes dieser Dokumente bekommt eine Versionsnummer. Jedesmal, wenn Sie eine Änderung am Dokument speichern, wird APS das Dokument mit einer neuen Versionsnummer abspeichern. Die vorherige Version des Dokumentes wird also nicht überschrieben. Sie können daher jederzeit die vorherigen Versionen anschauen und falls nötig auf diese zurückspringen.

Dank der dadurch entstehenden Versions-Historie sind Sie bei der Arbeit an Ihrer Sammlung immer auf der sicheren Seite. Angenommen, Sie kommen zu dem Schluss, dass es nicht die klügste Idee war, den Autor eines Buches zu entfernen, können Sie die Änderungen verwerfen und zu einer früheren Version der Datei zurückkehren. Sogar das Löschen und Zurückholen ganzer Dokumente ist möglich.