APS ist eine Museumssoftware, die den Inhalt Ihrer Sammlung als XML-Dokumente in einer relationalen Datenbank speichert. Auf diese Weise umgehen wir den wesentlichen Nachteil von relationalen Datenbanken, aber ohne auf die Vorzüge zu verzichten.
Das Problem mit relationalen Datenbanken ist, dass sie üblicherweise schon vorstrukturiert sind, also mit einer Anzahl vordefinierter Felder geliefert werden. Die User sind dann nicht in der Lage, diese Felder zu ändern oder gar neue Felder hinzuzufügen. Daher sind relationale Datenbanken üblicherweise deutlich weniger flexibel hinsichtlich der Datenstruktur.
Angenommen, Sie arbeiten mit einer Datenbank über eine Sammlung von Gemälden. Eine relationale Datenbank würde Ihnen wohl erlauben, den Künstler des jeweiligen Werkes anzugeben. Das mag für die meisten Gemälde ausreichend sein. Aber was wäre, wenn Sie an ein Bild kämen, bei dem ein Künstler das Werk eines anderen Künstlers übermalt hat? Oder ein Gemälde, an dem zwei Künstler gemeinsam gearbeitet haben?
Ihre Datenbank würde Ihnen dann nicht ermöglichen, diese Information wissenschaftlich korrekt einzugeben. Sie müssten den Entwickler bitten, die Datenbank-Struktur zu ändern. Aber mit APS können Sie die benötigten Felder direkt selbst anlegen und die Information über das übermalte Werk oder den zweiten beteiligten Künstler eingeben.
APS gibt Ihnen in dieser Hinsicht die maximale Flexibilität, damit Sie die Daten Ihrer Sammlung wissenschaftlich korrekt eingeben können. Sie können neue Datenfelder anlegen oder bestehende Felder ändern, alles ohne Programmierkenntnisse. Sie sind nicht an eine bestimmte Datenstruktur gebunden, sondern können Sie an Ihre Anforderungen anpassen.
Ein weiterer Vorteil von APS ist die Möglichkeit, Importe und Exporte von XML-Daten an der Datenbank durchzuführen.