Wir sind langjährige Verfechter offener Datenformate zur Speicherung, Verarbeitung und Beschreibung von Informationen. Mit APS unterstützen wir daher eine ganze Reihe an offenen Formaten. Zur Speicherung der Daten Ihres Museums verwendet APS den XML Standard, also eine Auszeichnungssprache, die sowohl von Menschen als auch von Maschinen gelesen werden kann. Der offensichtlichste Vorteil daran ist, dass Sie XML Daten direkt in die Datenbank Ihrer Sammlung importieren und von dort auch wieder exportieren können.
Bei der Verarbeitung von Information nutzt APS in der Massenverarbeitung auf XSL, was ebenfalls ein offener Standard ist. Er erlaubt Ihnen die Umwandlung Ihrer Dokumente in jeder möglichen Weise. Auch die Berichte-Konfiguration in APS unterstützt XSL, so dass Sie aus Ihren Daten die unterschiedlichsten Berichte erstellen können. Die Beschreibung von Informationen in APS erlaubt offene Formate wie LIDO, Museumdat, METS/MODS, ICONCLASS und Dublin Core. APS kann Derivate Ihrer Daten in diesen Formaten erzeugen. Außerdem sind Import/Export-Module für alle gängigen Dokumentations-Systeme verfügbar. Falls Ihre Daten bereits in einem bestimmten Datenformat vorliegen, können Sie es selbstverständlich auch mit APS verwenden. Diese Datenformate machen es möglich, Ihre Sammlung mit anderen Projekten zu vernetzen. Ein Beispiel dafür ist Europeana, ein großes digitales Archiv der Europäischen Union. Das funktioniert, weil APS den Standard OAI-PMH 2.0 unterstützt. (Protocol for Metadata Harvesting der Open Archives Initiative).