Kontrollierte Vokabulare

Wenn Sie ein Team von Mitarbeitern haben, die an Ihrer Sammlung arbeiten, möchten Sie sicherstellen, dass alle Änderungen konsistent sind. Eine Möglichkeit, dass zu erreichen, ist das Einrichten kontrollierter Vokabulare. In APS bedeutet „kontrolliertes Vokabular“, dass ein Datenfeld nur bestimmte, vorher festgelegte Einträge akzeptiert.

Zum Beispiel: angenommen, es gäbe mehrere Kunstwerke in Ihrer Sammlung, die man sowohl als „Zeichnung“ als auch als „Skizze“ bezeichnen könnte, würden Sie durch das kontrollierte Vokabular eine dieser Versionen als die richtige festlegen.

Sollten Sie später Ihre Meinung ändern, können Sie das kontrollierte Vokabular selbstverständlich anpassen. Alle dann „falschen“ Einträge wird die Software optisch hervorheben, sobald das Dokument erneut geöffnet wird. Falls viele Dokumente von dieser Änderung betroffen sind, könnten Sie die leistungsstarke APS Job Engine nutzen, damit APS automatisch die falschen Einträge korrigiert.

Das Feature der kontrollierten Vokabulare ist auch verantwortlich für die Vorschläge, die beim Ausfüllen der Datenfelder erscheinen. Ein Erfasser, der ein Feld mit einem kontrollierten Vokabular auswählt, wird nur Vorschläge aus diesem Vokabular erhalten.